Personalverwaltung auslagern
Wir führen die laufende Personalverwaltung – von der Personalakte über Stammdaten, Verträge und Dienstzettel bis zur Verwaltung von Zeiterfassung und Abwesenheitsmeldungen.
Was Sie gewinnen
Sie müssen sich nicht mehr selbst um Ablage, Fristen und Formalitäten kümmern: Unterlagen sind vollständig, Änderungen nachvollziehbar und Termine rechtzeitig im Blick. So bleibt mehr Zeit für Ihre Mitarbeitenden.
Personalakte & Verträge
Wir führen die digitale Personalakte, halten Stammdaten aktuell, erstellen Verträge, Dienstzettel und Dienstzeugnisse nach abgestimmten Vorlagen und behalten Fristen im Blick.
Auf Wunsch stimmen wir uns direkt mit der Lohnverrechnung ab, sodass Änderungen nur einmal erfasst werden müssen.
Pflichten & Praxis
Aufzeichnungspflicht und Löschpflicht werden von uns verwaltet.
01 · Personalakte
02 · Löschen
Personalakte
Die Personalverwaltung wird im Auftrag des Unternehmens geführt; Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleibt der Betrieb, die GHP Steuerberatung GmbH handelt als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO.
Die Inhalte dienen der allgemeinen Orientierung.
Der Ablauf
Wir sichten Personalakten, Stammdaten, Verträge und offene Verwaltungsthemen.
Ablage, Vorlagen und Fristenkalender werden nach einheitlicher Logik eingerichtet.
Änderungen werden zeitnah erfasst, Fristen bleiben im Blick.
Kurz beantwortet
Wir erstellen Dienstverträge und Dienstzettel nach mit Ihnen abgestimmten Vorlagen und weisen auf klärungsbedürftige Punkte hin. Die arbeitsrechtliche Gestaltung der Vorlagen selbst wird mit befugter Rechtsberatung abgestimmt.
Zugriffe, Übermittlungswege, Rollen und Löschregeln werden vor Beginn datenschutzgerecht vereinbart. Es werden nur die Daten verarbeitet, die für die konkret beauftragte Aufgabe erforderlich sind.
Für Bücher, Aufzeichnungen und Belege, die für die Abgabenerhebung bedeutsam sind, gilt nach der Bundesabgabenordnung eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Die Frist läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Entgeltansprüche verjähren in drei Jahren. Pauschale, nicht näher begründete Aufbewahrungsfristen sind datenschutzrechtlich unzulässig: Jede Speicherdauer muss durch einen konkreten Anspruch erklärbar sein.
Eine ausdrückliche gesetzliche Frist gibt es nicht. Nach der Darstellung der Wirtschaftskammer Österreich sind rund sieben Monate ab der Ablehnung vertretbar. Hintergrund ist die sechsmonatige Frist für Ansprüche wegen diskriminierender Ablehnung nach dem Gleichbehandlungsgesetz, ergänzt um etwa einen Monat für den Klageweg; parallel besteht eine Frist nach dem Behinderteneinstellungsgesetz. Danach ist zu löschen. Für eine längere Evidenzhaltung, etwa bei Initiativbewerbungen, braucht es ein berechtigtes Interesse oder die Zustimmung der Person.
Nächster Schritt
Erzählen Sie uns von Ihrem Bedarf. Wir sagen offen, wie wir unterstützen können.
